Die Auftragsverwaltung ist ein umfangreicher zentraler Bestandteil des Workflows.
Im Folgenden bekommen Sie einen Überblick über die verfügbaren Funktionen.
Detaillierte Beschreibungen finden Sie in den Abschnitten dieses Artikels :
Wenn Sie im Menüpunkt Auftrag • Liste der Aufträge einen Auftrag auswählen und eine der Auftragspositionen öffnen, dann gelangen Sie in den zentralen Arbeitsbereich zum Bearbeiten der Auftragsposition und der darin enthaltenen Motive.
1. Allgemeines: Bereiche der Auftragsverwaltung
Die Seite ist in folgende Bereiche aufgeteilt:
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Auftragsbezogene Informationen [1] rot
Hier befindet sich die Bezeichnung des Auftrags und die Auftragsnummer. Dieser Bereich bleibt unverändert, da sich alle Informationen darunter auf diesen Auftrag beziehen. -
Auftragspositionsbezogene Informationen [2] blau
In diesem Bereich sehen Sie in welcher Auftragsposition Sie sich befinden. Passend zur Auftragsposition werden darunter weitere Informationen angezeigt. Mittels der Pfeil-Schaltflächen [5] können Sie zwischen den einzelnen Auftragspositionen wechseln.
Die darunter angeordneten Elemente werden beim Wechsel der Auftragsposition aktualisiert. Die Erste Tab-Ebene [6] bezieht sich auf die Auftragsposition. Im Tab Motiv [8] können Sie sehen, welche Motive in der aktiven Auftragsposition enthalten sind. Im Tab Auftragsinformationen [9] befinden sich die hinterlegten Kontaktdaten. -
Motivbezogene Informationen [3] grün
Hier finden Sie alle Informationen und Bearbeitungsmöglichkeiten, die sich auf das ausgewählte Motiv [10] beziehen. In der zweiten Tab-Ebene [7] werden die Motivdetails dieses einen Motivs dargestellt. -
Statusinformationen [4] orange
Der Indikator im rechten Bereich gibt den Bearbeitungsfortschritt des Auftrags an. Wenn der Ring vollständig gefüllt ist, können Sie den Auftrag in einen Produktionsauftrag umwandeln.
Abbildung 1: Reiter Motiv der Auftragsverwaltung
2. Reiter Motiv
Im Reiter Motiv [8] werden alle Motive die zu einer Auftragsposition hochgeladen wurden dargestellt. Eine Auftragsposition kann mehrere Motive beinhalten. Jedes dieser Motive kann in den motivbezogenen Informationen [3] einzeln bearbeitet werden. Wenn Sie für eine Auftragsposition mehrere Motive geladen haben, können Sie hier zwischen den einzelnen Motiven wechseln [11] und diese analysieren und bearbeiten .
2.1. Druckdaten
Im ersten Reiter [12] werden alle Detail-Informationen zum ausgewählten Motiv ausgelesen. Dieser Reiter ist in verschiedene Bereiche aufgeteilt: Sie finden eine Vorschau mit Zoom [13], die Dokumentinformationen [14], Ausgabeparameter [15], Schriften [16], Prozessfarben [17], Schmuckfarben [18], im Dokument vorkommende technische Farben [19] und alle Farbauszüge [20] dargestellt. Weiters gibt es vielfältige Funktionen, um Datenkorrekturen durchzuführen [21].
Abbildung 2: Reiter Druckdaten eines Motivs
2.2. Datenkorrektur
Im Tab Datenkorrektur [22] können Sie Korrekturen oder Prüfungen [23] auf Ihr Motiv anwenden. Es wird zwischen den Standard-Korrekturen [24] und benutzerdefinierten Korrekturen [25] unterschieden.
Im linken Bereich stehen Ihnen Filter [26] zum Suchen der gewünschten Korrekturen zur Verfügung. Diese werden dann im Bereich Suchergebnis [27] angezeigt. Im rechten Bereich [25] haben Sie die Möglichkeit, eigene Korrekturen anzuwenden.
Abbildung 3: Reiter Datenkorrektur eines Motivs
2.3. Variable Daten
In den Variablen Daten steht Ihnen, sofern Sie beim Hochladen des Motivs die Checkbox Inklusive Variable Daten aktiviert haben, ein VDP-Editor zur Verfügung. Sie können hier das Motiv weiter bearbeiten und eine VDP-CSV Datei importieren.
Eine genaue Beschreibung finden Sie im Kapitel Umgang mit variablen Daten.
2.4. Vorher / Nachher
Dargestellt wird ein visueller Vergleich der ursprünglich hochgeladenen, unbearbeiteten Original-Version [28] mit dem aktuellen Zustands des Motivs [29].
Abbildung 4: Reiter Vorher/Nachher
2.5. Zusätze
Die Liste zeigt (a) alle zum aktiven Motiv zusätzlich gespeicherten [30] und optional (b) vom Workflow generierten [31] Dateien an.
Durch Klicken auf das Download-Icon [32] können Sie die Dateien einzeln herunterladen.
Mittels der Drop-Zone Dateien hinzufügen [33] lassen sich weitere Files zum Motiv hinzufügen.
Wie üblich stehen Ihnen alle Listenfunktionen wie Blättern, Sortierung, Suche und Filtermöglichkeiten zur Verfügung.
Abbildung 5: Reiter Zusätze eines Motivs
2.6. Statistik
In Statistik [34] können Sie den Tintenverbrauch basierend auf einem zugeordneten Material und einer damit verbundenen Farbstrategie [35] berechnen.
Wählen Sie die gewünschte Farbstrategie [35] und den Berechnungsfaktor (schnell oder präzise) [36] aus und klicken Sie anschliessend auf Berechnen. Nach kurzer Zeit erscheint rechts ein Ergebnis [37]. Das Ergebnis zeigt (a) die gewählte Strategie [39], (b) eine Möglichkeit zur Neuberechnung und zur Markierung als Favorit [40], (c) den zugewiesenen Drucker sowie den Tintenverbrauch in Litern pro 1000 Stück [41] und (d) die damit verbundenen Kosten für 1000 gedruckte Nutzen [42] an.
Zur Information werden die zur Berechung verwendeten Parameter der gewählten Farbstrategie unter Materialeinstellungen [38] angezeigt.
Abbildung 6: Reiter Statistik eines Motivs
Zu Vergleichszwecken können Sie nach der Berechnung eines Ergebnisses eine andere Substrat/Farbstrategie-Kombination auswählen und erneut auf Berechnen oder Alle berechnen klicken. Das Ergebnis der neuen Berechnung erscheint als weiterer Eintrag in der Liste rechts.
Um detailliertere Verbrauchsinformationen zu erhalten, klicken Sie bei einem Berechnungsergebnis (siehe Abb. 6) rechts auf den Pfeil nach unten [43]. Sie sehen eine nach Farbauszügen [44] aufgeschlüsselte Tintenverbrauchskalkulation [45] sowie den prozentuellen Anteil [46] an der bedruckten Fläche.
Wie Sie eine Tintenverbrauchskalkulation durchführen finden Sie in den Artikeln:
Abbildung 7: Tintenverbrauchskalkulation
Die Tintenkostenberechnung liefert nur dann ein genaues Ergebnis, wenn die Beschaffungskosten der verwendeten Tinten korrekt im Workflow hinterlegt sind.
2.7. Protokoll
Im Reiter Protokoll werden alle am Motiv vorgenommenen Änderungen gelistet [47].
Sie sehen, welcher Eingriff wann erfolgte, wie lange der Workflow an den Aufgaben gearbeitet hat und ob die Korrekturen erfolgreich abgeschlossen werden konnten.
Abbildung 8: Reiter Protokoll
3. Reiter Druckfreigaben
Nach Überprüfung und Bearbeitung eines Motivs können Sie direkt im Workflow Freigabeanforderungen generieren, welche die aktuelle Konfiguration des Druckauftrages dokumentieren um diese an ihre Kunden zur nochmaligen Kontrolle und finalen Freigabe zu schicken.
Abbildung 9: Reiter Druckfreigabe mit bereits erstellten Freigaben [48]
Bei einem noch nicht freigegebenen Motiv erzeugen Sie diese Reports wie folgt:
- Wählen Sie den gewünschten Auftrag in der Liste der Aufträge aus und wechseln Sie in die Detaildarstellung.
- Wechseln Sie in den Reiter Druckfreigaben
- wählen Sie im Menü Aktion > Druckfreigabe erstellen
Abbildung 10: der Report erstellen Dialog erscheint
Im oberen Bereich finden Sie sämtliche Motive des Auftrages. Wählen Sie das bzw. die gewünschten Motive aus [49] und anschliessend die Art des zu erzeugenden Reports im unteren Abschnitt Reporttypen [50]:
- originales PDF anhängen – das eigentliche Druckdokument wird in das herunterladbare PDF mit aufgenommen. Achten Sie auf die Dokumentgröße!
- Print Item Summary – generiert eine Zusammenfassung der bisher vorgenommenen Einstellungen des/der gewählten Motive
- Ink Consumption – es wird eine Tintenverbrauchskalkulation erstellt und als PDF zur Verfügung gestellt
- Custom Report – definieren Sie einen eigenen Report hinsichtlich der aufgenommenen Informationen und dem gewünschten Design
Sie müssen einen Reporttyp auswählen; die Buttons Herunterladen und Zum Drucker übertragen sind erst anwählbar, wenn zumindest eine der Checkboxen aktiviert wurde.
Abbildung 11: Beispiel eines Freigabe-Reports
4. Reiter Dokumentablage
In der Dokumentablage eines Auftrages können beliebige Dokument in den Workflow hochgeladen und zentral mit dem Auftrag verwaltet werden. Alle Mitarbeiter mit den notwendigen Rechten bzw. zugewiesenen Rollen haben darauf Zugriff und können mit den hier gespeicherten Informationen arbeiten.
Im Dokumentablage-Bereich finden Sie wie gewohnt zuoberst die kombinierte Filter- und Suchfunktionalität in der Filterleiste [51], welche zusätzlich rechts eine Drop-Zone Dateien hinzufügen aufweist [52]. Bewegen Sie Dokument(e) per Drag-and-Drop hierher oder Klicken Sie in das Feld um einen Dateiauswahl-Dialog zur Lokalisierung der benötigten Dokumente zu öffnen.
Abbildung 12: Reiter Dokumentablage
Die hochgeladenen Dokumente erscheinen nach der Übertragung in der Liste im Hauptbereich [53].
Zum Download klicken Sie auf das angezeigte Download-Icon [54].
5. Reiter Auftragsinformationen
5.1. Kontaktdaten
Hier finden Sie die erfassten Kontaktdaten:
- Rechnungsadresse [55]
- Kontaktperson [56]
- Lieferadresse [57]
Abbildung 13: Reiter Auftragsinformationen
Die Informationen werden in unterschiedlichen Phasen der Auftragserfassung angefordert: Die Rechnungsadresse wird bereits beim Erstellen des Auftrags angegeben, die Kontaktpersonen und Lieferadressen werden danach beim Erstellen der Auftragspositionen festgelegt. Jeder Auftragsposition können somit unterschiedliche Kontaktpersonen oder Lieferadressen zugeordnet werden.
5.2. Dokumentablage
Im Bereich der Auftragsinformationen [58] finden Sie nochmals eine Möglichkeit, beliebige Dokumente zu einem Auftrag in den Workflow hochzuladen [59]. Funktional bietet Ihnen dieser Bereich die selben Möglichkeiten wie bereits im vorhergegangenen Abschnitt 4. Reiter Dokumentablage beschrieben. Natürlich können alle Anwender ebenfalls auf die hier gespeicherten Informationen zugreifen.
Abbildung 14: Dokumentablage im Reiter Auftragsinformationen
Welche der Möglichkeiten zum Hochladen zusätzlicher Dokumente Sie nun tatsächlich Nutzen bleibt Ihnen überlassen. Technisch stellen wir Ihnen die selbe Funktion in unterschiedlichen Kontexten zur Verfügung. Besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern und Kollegen welche der angebotenen Möglichkeiten wie und wofür verwendet werden sollen.