Erfahren Sie in diesem Artikel,
- welche Unterschiede zwischen Artikel und Auftrag bestehen,
- wie Sie einen Artikel oder Auftrag anlegen,
- welche Parameter bei der Erstellung notwendig sind.
1. Artikel oder Aufträge
Über Artikel und Aufträge können Druckdaten in beliebiger oder einer vordefinierten Form abgelegt werden. Anwender müssen sich im Vorfeld damit auseinandersetzen und entscheiden, wie sie Ihre Datenablage strukturieren.
Was im Workflow unter Artikel bzw. Auftrag verstanden wird, kann folgendermaßen beschrieben werden.
1.1. Artikel
Artikel ermöglichen es – ressourcenschonend und mit einem Mindestmaß an Verwaltungsaufwand verbunden – maximale Flexibilität und Effizienz der Produktion zu erreichen. Neben frei definierbaren Strukturen zur Ablage der Druckdaten erlauben Artikel auch die Vorabdefinition bestimmter Ausgabeparameter wie z.B. des zu verwendenden Materials. Dieses Kapitel zeigt Ihnen die im Umgang mit Artikeln angebotenen Funktionen des Workflows .
Ein Artikel entspricht im Wesentlichen einer Druckdatei, die durch folgende Parameter strukturiert abgelegt werden kann:
- Material – einem Artikel muss ein Material zugewiesen werden. Dies ist deshalb erforderlich, damit im Workflow alle farbrelevanten Informationen auf Basis des Ausgabeprofiles berechnet und angezeigt werden können.
- Kunde – ein Artikel kann nur einem Kunden zugewiesen werden. Die Zuweisung eines Kunden kann aber auch unterbleiben. Durch die Zuweisung eines Kunden können die Druckdaten des betreffenden Kunden schnell angezeigt werden.
- Sammlung – ein Artikel kann mehreren Sammlungen zugewiesen werden. Die Zuweisung einer Sammlung kann aber auch unterbleiben. Sammlungen stellen dabei Überbegriffe wie Auftragsnummer, Projektnummer, Artikelgruppe, Materialgruppe oder jegliche andere Gruppierung, die in einem Unternehmen Sinn machen, dar. Über Sammlungen kann das Unternehmen die gewohnte Ablage im Workflow sicherstellen.
- Tag – einem Artikel können mehrere Tags zugewiesen werden. Die Zuweisung eines Tags kann aber auch unterbleiben. Tags können unter anderem auch dazu benutzt werden Druckdaten zu kategorisieren bzw. auch Abteilungen des Unternehmens zuzuordnen.
- Endverarbeitungsschritte – einem Artikel können mehrere Endverarbeitungsschritte zugewiesen werden. Die Zuweisung eines Endverarbeitungsschritts kann aber auch unterbleiben. Bei Endverarbeitungsschritten handelt es sich um weiterverarbeitende Schritte wie laminieren, lackieren, schneiden, prägen usw. für einzelne Druckdateien.
Während Prozessschritte und Tags meistens nur dazu verwendet werden, schnell zu produzierende Dateien in bestimmten Abteilungen nach erforderlichen Prozessschritten zu finden, dienen Material, Kunde und Sammlung dazu Druckdaten eindeutig zu strukturieren. Darüber hinaus werden natürlich Artikel anhand von Metadaten wie Breite, Höhe, Namen, benutzerdefinierten Feldbeschreibungen usw. eindeutig beschrieben.
1.2. Aufträge
Aufträge erlauben es – losgelöst von einem MIS- oder ERP-System – die Druckdaten in der selben Struktur abzulegen und zu finden. Dabei können auch alle relevanten Kunden- und Produktionsinformationen wie Fertigstellungsdatum, Lieferadresse usw. direkt im Workflow in der selben Struktur abgelegt und gefunden werden.
Ein Auftrag legt Druckdaten in einer vordefinierten Struktur ab. Die Struktur eines Auftrages kann wie folgt beschrieben werden:
- Auftrag – ein Auftrag entspricht einem Kundenauftrag, welcher in einem MIS- bzw. ERP-System erfasst wurde. Ein Auftrag kann dabei aus mehreren Auftragspositionen bestehen.
- Auftragsposition – eine Auftragsposition beschreibt eine materialbezogene Komponente des Auftrags. Der Auftragsposition muss somit ein Material zugewiesen werden. Auf welchem Drucker das Material gedruckt wird, spielt dabei keine Rolle. Einer Auftragsposition ist zumindest ein Motiv (Druckdatei) zugewiesen. Es können sich jedoch auch mehrere Motive – z.B: verschiedene farbliche Sujets – in einer Auftragsposition befinden. Die Gemeinsamkeit für die Motive ist, dass diese auf dem selben Material produziert werden.
- Motive – ein Motiv stellt die eigentliche Druckdatei dar. Die Druckdatei kann dabei ein- oder mehrseitig sein und in jeglicher Größe vorliegen.
2. Anlegen von Artikeln
Druckdaten können als Artikel im Workflow für Anwender der Workflows Plus-Version jederzeit im eigens dafür geschaffenen Bereich hochgeladen bzw. angelegt werden. Um Druckdaten als Artikel hochzuladen bzw. anzulegen gehen Sie folgendermaßen vor:
- Rufen Sie den Menüpunkt Artikel > Artikel [2] auf. Es wird die Liste der aktuell gefilterten [4] Artikel angezeigt.
- Sollen Druckdaten als Artikel schnell hochgeladen werden, so kann dies durch Ziehen der Dateien in die Dropzone [3] erfolgen. Es können dadurch zwei Vorhaben abgebildet werden:
- Hochladen von einzelnen Dateien – dadurch werden die Dateien an den Workflow übertragen, geprüft und schlussendlich als einzelne Artikel im Workflow angelegt. Diesen Artikel wird dadurch lediglich das Material, welches der Farbstrategie in Administration > Einstellungen > Farbmanagement ausgewählt wurde, zugewiesen. Andere Strukturinformationen müssen im Anschluss noch manuell zugewiesen werden.
- Hochladen eines Ordners mit mehreren Dateien – dadurch werden die Dateien an den Workflow übertragen, geprüft und schlussendlich als einzelne Artikel im Workflow angelegt. Der Unterschied zur vorangegangenen Beschreibung ist lediglich, dass eine Sammlung mit dem Namen des Ordners angelegt wird und diesen Artikeln die Sammlung gleich zugewiesen wird.
Abbildung 1: Liste der gefilterten Artikel
- Wollen Sie einen einzelnen Artikel vollständig mit Struktur Informationen anlegen, müssen Sie auf + Neu [1] in der Menüleiste klicken. Dadurch öffnet sich der Neuer Artikel-Dialog, welcher in eine Dropzone und drei Reiter – Allgemeine Eigenschaften [6], Optionen [7] sowie Benutzerdefinierte Felder [8] – untergliedert ist.
- Ziehen Sie die gewünschte Datei in die Dropzone [5]. Sie können immer jeweils nur eine Datei für einen Artikel hochladen.
- Wählen Sie den gewünschten Kunden [9] aus.
- Wählen Sie alle Sammlungen [10] aus die für den Artikel zutreffen.
Abbildung 2: Neuer Artikel-Dialog mit gewähltem Reiter Allgemeine Eigenschaften
- Wechseln Sie in den Reiter Datei Eigenschaften [11]und geben Sie dort alle artikelspezifischen Informationen an.
- Name – der Dateiname wird standardmäßig als Name verwendet
- Breite und Höhe – standardmäßig wird die Breite und Höhe aus dem hochgeladenen Dokument ermittelt und eingetragen. Sollten für die Datei entsprechende Größen gefordert sein, so können Sie diese auch angeben. Stimmen die eingegebenen Größen nicht mit der ermittelten Größe überein, wird eine Warnung im Detailfenster dafür angezeigt.
- Material [13] – wählen Sie das gewünschte Material bzw. die dazu passende Farbstrategie aus.
- Endverarbeitungsschritte [14] – wählen Sie jene Prozessschritte aus, die für den Artikel vorgesehen sind.
- Wechseln Sie, wenn Sie mit benutzerdefinierten Feldern arbeiten, in den Reiter Benutzerdefinierte Felder [12] und geben Sie darin die zum Artikel gehörenden Informationen ein. Weitere Informationen zum Anlegen von Benutzerdefinierten Feldern finden Sie im Artikel: Benutzerdefinierte Felder anlegen.
- Um das Anlegen des neuen Artikel abzuschließen, klicken Sie in der Fußzeile des Dialoges auf Sichern [15].
Abbildung 3: Artikel-Dialog mit gewähltem Reiter Datei Eigenschaften
3. Anlegen von Aufträgen
Druckdaten können als Motive im Workflow für Anwender der Workflows Plus-Version jederzeit im eigens dafür geschaffenen Bereich hochgeladen bzw. angelegt werden. Um Druckdaten als Motive in der Struktur eines Auftrages hochzuladen bzw. anzulegen gehen Sie folgendermaßen vor:
- Rufen Sie den Menüpunkt Auftrag > Aufträge [17] auf. Es wird die Liste der aktuell gefilterten [20] Aufträge angezeigt.
- Die jeweiligen Listenelemente im Menüpunkt Auftrag sind aufklappbar [21]. An oberster Stelle eines Listenelements befindet sich der Auftrag mit den auftragsspezifischen Informationen [18] blau. Wenn Sie den Auftrag aufklappen, erscheinen die dazugehörigen Auftragspositionen [19] grün und deren spezifischen Informationen zur Auftragsposition. Diese wiederum enthalten alle geladenen Motive [22].
Abbildung 4: Liste der Aufträge mit aufgeklappten Auftrag
- Um einen neuen Auftrag anzulegen, klicken Sie auf + Neu [16] in der Aktionsleiste. Dadurch öffnet sich der Auftrag erstellen-Dialog, welcher in vier Reiter – Auftrag [23], Benutzerdefinierte Felder [24], Auftragsposition [25] sowie Motiv [26] – untergliedert ist.
- Geben Sie im Reiter Auftrag [23] alle auftragsspezifischen Informationen wie Auftragsnummer, Auftragsbezeichnung, Kunde sowie optional auch noch eine Bemerkung ein.
- Haben Sie zur Anlage eines Auftrages benutzerdefinierte Felder vorgesehen, so wechseln Sie in den Reiter Benutzerdefinierte Felder [24] und geben Sie dort die benötigten firmenabhängigen Informationen ein.
Abbildung 5: Der Auftrag erstellen-Dialog mit gewähltem Reiter Auftrag
- Wechseln Sie in den Reiter Auftragsposition [27] und geben Sie dort alle spezifischen Informationen für die Auftragsposition an.
- Name – die Bezeichnung für die Auftragsposition muss eingegeben werden
- Kontaktperson, Lieferadresse und Lieferdatum – diese Informationen können optional eingegeben werden. Diese Informationen könnten zur Suche von Motiven sowie zum Ausgeben der Lieferadresse am Montagebogen verwendet werden.
- Materialkategorie [28] – diese und das damit verknüpfte Material muss für die Auftragsposition gewählt sein.
Abbildung 6: Der Auftrag erstellen-Dialog mit gewähltem Reiter Auftragsposition
- Wechseln Sie in den Reiter Motiv [29], fügen Sie dort alle Motive durch Ziehen der Dateien auf die Dropzone [30] hinzu und geben Sie dort alle motivspezifischen Informationen an. Sollten noch keine Druckdaten vorliegen, so kann der Auftrag ohne Hinzufügen von Motiven dennoch angelegt werden. Das Hinzufügen der Motive zu einer Auftragsposition kann zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Folgende motivspezifischen Informationen können gewählt werden
- Dropzone – ziehen Sie die zur Auftragsposition passenden Druckdaten hierhin
- Breite und Höhe – standardmäßig wird die Breite und Höhe aus den hochgeladenen Dateien ermittelt und eingetragen. Sollten für alle Dateien eine entsprechende Größen gefordert sein, so können Sie diese durch Deaktivieren der Checkbox Dokumentgröße verwenden angeben. Stimmen die eingegebenen Größen nicht mit der ermittelten Größe überein wird eine Warnung im Detailfenster dafür angezeigt.
- Seitenzahl – geben Sie darin an, ob die hochgeladenen Druckdaten einseitig oder mehrseitige Dateien sind.
- Kopien [31] – geben Sie damit an, wie viel Stück von jeder einzelnen Datei produziert werden müssen
- Für Kontur-Nesting vorbereiten [34] – aktivieren Sie die Checkbox, wenn die Dateien für das Kontur-Nesting im Montage Editor vorbereitet werden sollen.
- Farbstrategie [32] – wählen Sie darin optional noch eine abweichende Farbstrategie – das Motiv soll in CMYK unter Verwendung von Light Tinten gedruckt werden – aus. Wird keine Farbstrategie ausgewählt wird die standardmäßig hinterlegte Farbstrategie verwendet.
- Wickelrichtung [33] – diese kann abhängig vom gewählten Material (Rollenmaterial) ausgewählt werden.
- Dokumentgröße verwenden und Mehrseitige Dateien in einzelne Motive aufteilen kann außerdem optional noch gewählt werden.
- Nachdem Sie alle Eingabefelder sinngemäß ausgefüllt haben, können sie durch Drücken von Sichern den Auftrag erstellen und den eigentlichen Check-in-Vorgang einleiten.
Abbildung 7: Der Auftrag erstellen-Dialog mit gewähltem Reiter Motiv
4. Anlagen von Artikel und Aufträgen aus dem ERP-System
Artikel und Aufträge können einerseits manuell (wie zuvor beschrieben) oder andererseits durch das führende ERP-System automatisch erstellt werden. Damit das ERP-System dies erledigen kann muss eine entsprechende Integration erfolgen. Die Integration kann auf Basis der verfügbaren REST-API bzw. auf Basis von XML-, JDF- oder anderen Steuerungsdateien erfolgen
Bei Fragen zur Integration wenden Sie sich an Ihren Vertriebspartner, sodass Sie mit den richtigen Ansprechpersonen in Kontakt gebracht werden können.
Artikel Update: Version 1.15.2; Juli 2023