Benutzerhandbuch / Erste Schritte / 5. Filtern und Suchen

5.2 Mit Filter und Suche arbeiten

Aktualisiert am Dec 03, 2018

Der Umgang mit Filtern und das Suchen von Daten zählt zur täglichen Arbeit aller Anwender. Wer schnell die benötigten Daten findet kann die anfallende Arbeit schnell erledigen.

Erfahren Sie in diesem Artikel:

wie Sie Filter setzen und abspeichern
wie Sie gespeicherte Filter ändern und löschen
wie Sie eine exakte Suche auf ungefilterte und gefilterte Daten durchführen

1. Allgemeines

Während Filter nur in Filterleisten vorkommen, so kann die Suche einerseits in Filterleisten aber auch in Suchleisten vorkommen. Die Handhabung der Suche funktioniert ident, weshalb auf eine detaillierte Beschreibung der Verwendung des Suchfeldes in einer Suchleiste verzichtet wird.

Nachstehende Abbildung skizziert im Überblick den Aufbau einer Filterleiste, die aus den Funktionen Filter setzen [1], Filter speichern, anwenden und löschen [2], aktive Filter [3], dem Symbol zur Aktualisierung der Liste [4], dem Suchfeld [5] und der Auswahlmöglichkeit der zu durchsuchenden Felder "Suche in" [6] besteht.

Abbildung 1: Filterleiste

2. Filter setzen, ändern und löschen

2.1. Filter setzen

Damit Sie einen Filter setzen können müssen Sie zuerst einen Menüpunkt auswählen, der zu einer Liste mit einer Filterleiste führt. Sie können dazu am einfachsten auf die Listen im Menüpunkt Artikel, Auftrag und Produktionsauftrag zurückgreifen. Nachfolgende Beschreibung basiert auf der Liste der Artikel, welche Sie unter Artikel > Liste der Artikel aufrufen können.

Abbildung 2: Eine noch ungefilterte Artikelliste

Zum Setzen eines Filters klicken Sie in der Filterleiste auf Filter setzen [7] oder auf Kein Filter gesetzt [8].

Nach dem Klick öffnet sich der Filter Optionen-Dialog, worin Sie im Aufklappmenü Filter hinzufügen [9] auf alle verfügbaren Filterkriterien zugreifen können. Wollen Sie beispielsweise alle Artikel eines Kunden sehen, die den Status Druckreif haben, so müssen Sie

in Filter hinzufügen den Eintrag Kunde auswählen und dann
in Filter hinzufügen den Eintrag Status auswählen.

Der Filter Optionen-Dialog müsste sich dann, wie in Abbildung 3 zu sehen ist, darstellen.

Abbildung 3: Filter Optionen-Dialog mit zwei hinzugefügten aber noch nicht weiter spezifizierten Filtern

3. Auswahl des/der Kunden: Klicken Sie bei Kunde auf Add… [10], um auf die Liste aller Kunden zuzugreifen. Bei umfangreichen Liste können Sie auch lediglich ein paar Buchstaben des Kundennamens eintippen um die Anzahl der gelisteten Kundennamen zu reduzieren. Wenn Sie den gewünschten Kunden auswählen, wird schlussendlich eine Etikette mit dem Kundennamen hinzufügt.

4. Auswahl des Status: Auf die selbe Art und Weise verfahren Sie mit dem zweiten Kriterium Status. Die Liste der möglichen Status ist überschaubar, was das Auswählen des Status somit etwas einfacher macht.

Abbildung 4: Die Abbildung zeigt den Filter Optionen-Dialog nach dem Setzen der zuvor beschriebenen Kriterien

Filter entfernen

Wenn Sie ein Kriterium aus dem Filter Optionen-Dialog entfernen wollen, so können Sie dies durch Klick auf Filter entfernen [11] erwirken.

Zusätzliche Auswahl für ein Kriterium vornehmen

Wenn Sie nicht nur die Artikel mit dem Status Druckreif, sondern auch mit dem Status Freigegeben angezeigt bekommen wollen, so müssen Sie diesen weiteren Status als zusätzliches Kriterium hinzufügen. Klicken Sie dazu einfach neben oder unterhalb der bestehenden Etikette um einen weiteren Wert auszuwählen.

5. Anwenden des Filters: Sind alle Kriterien definiert, drücken Sie auf Anwenden [12]. Dadurch wird der Filter Optionen-Dialog geschlossen und die Etiketten mit den gewählten Inhalten im Bereich aktiver Filter [14] (siehe Abbildung 5) angezeigt.

2.2. Filter abändern und entfernen

Wenn Sie den aktiven Filter abändern bzw. entfernen wollen, so stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

ein Kriterium des Filters entfernen – klicken Sie dazu auf das X [15] rechts bei der Kriteriumsbezeichnung
den gesamten Filter entfernen – klicken Sie dazu auf Alle entfernen [16]
ein Kriterium des Filters abändern – klicken Sie dazu erneut auf Filter setzen [13] bzw. auf eine Etikette im Bereich aktiver Filter. Dadurch wird erneut der Filter Optionen-Dialog geöffnet. Einer Bearbeitung steht somit nichts mehr im Wege.

Abbildung 5: Filterleiste mit zwei als Filter gesetzten Kriterien

3. Filter speichern und erneut aufrufen

Zum wiederholten Anwenden von Filter-Kriterien bietet Ihnen der Workflow die Möglichkeit, die aktuellen Filter-Einstellungen zur späteren Wiederverwendung abzuspeichern.

Beachten Sie, dass Sie Filter lokal im Browser gespeichert werden. Ein gespeicherter Filter kann somit nicht auf einem anderen Rechner benutzt werden bzw. werden beim Löschen des Browser-Caches auch die existierenden Filter entfernt.

3.1. Filter abspeichern bzw. aktualisieren

Die aktuellen Filter-Einstellungen können wie folgt zur späteren Wiederverwendung gespeichert werden:

Klicken Sie auf das Drop-Down-Menü (Pfeil nach unten) rechts von Filter setzen [17]
wählen Sie Speichern unter… [18]

Abbildung 6: Speichern von Filter-Kriterien

Dadurch öffnet sich der Filter speichern Dialog, worin Sie den Namen für den Filter [19] eingeben können.
Zum Speichern des Namens klicken Sie Speichern.

Abbildung 7: Der Filter speichern Dialog

Der Filter speichern Dialog schließt sich und der Name des gespeicherten Filters wird in der Schaltfläche Filter setzen sowie in der Auswahlliste für Filter als aktiver Filter angezeigt.

Abbildung 8: Die Filterleiste mit aktiviertem Filter

3.2. Gespeicherte Filter aktualisieren, deaktivieren oder löschen

Wurde ein gespeicherter Filter ausgewählt, so kann dieser entweder aktualisiert und überschrieben oder deaktiviert werden.

Filter aktualisieren

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Wählen Sie einen gespeicherten Filter aus der Filterliste aus.
Ändern Sie einen Wert für den Filter entweder durch Löschen eines Kriteriums oder durch Abändern des Filters, wodurch der gespeicherte Filter nun nicht mehr mit dem aktuellen Filter übereinstimmt.
Stimmt der aktuelle Filter nicht mit dem gespeicherten Filter überein, so wird der Name für den Filter in der Filter setzen [21] Schaltfläche kursiv angezeigt und am Ende mit einem Asterix (*) versehen.
Um den gespeicherten Filter mit den neuen Filterkriterien zu aktualisieren wählen Sie Speichern [22] aus.

Abbildung 9: Die Filterleiste und das Filtermenü nachdem Kriterien abgeändert wurden.

Filter deaktivieren

Einen gespeicherten Filter können Sie ganz schnell durch Klick auf Alles entfernen [22] deaktivieren.

Gespeicherten Filter löschen

Zum Löschen von gespeicherten Filter-Kriterien müssen Sie

den Eintrag im Filter-Menü auswählen und
anschliessend im selben Menü den Befehl Löschen [23] ausführen.
Der Filter wird ohne weitere Rückfrage permanent gelöscht. Eine Wiederherstellung des Filters ist nur durch erneutes Setzen möglich.

4. Liste aktualisieren

Unterschiedliche Gründe können dazu führen, dass eine Liste nicht den aktuellen Stand der Verarbeitung im Workflow widerspiegelt. Z.B. können Hintergrund-Uploads oder Preflight-Vorgänge längere Zeit in Anspruch nehmen, Kollegen arbeiten ebenfalls an Aufträgen oder die Seite könnte einfach nur bereits vor langer Zeit aufgerufen worden sein.

In diesen Sitationen können Sie über das Liste aktualisieren-Symbol [25] ein erneutes Laden und damit eine Aktualisierung der darzustellenden Daten veranlassen.

Abbildung 10: Durch Klick auf das Aktualisierungssymbol wird die Liste aktualisiert.

5. Suche eingrenzen

Unabhängig ob bereits ein Filter gesetzt wurde, kann der Inhalt einer Liste eingeschränkt werden indem im Suchfeld [26] eine textuelle Eingabe erfolgt. Zur exakten Spezifikation in welchen Inhalten (Spalten) gesucht werden soll nutzen Sie die Auswahlmöglichkeit der zu durchsuchenden Felder [27].

Abbildung 11: Filter-Leiste mit Suchfeld und dem Menü Suche in

Die Suche liefert nicht die gewünschten bzw. erwarteten Treffer

Wenn die Suche nicht die gewünschten Datensätze anzeigt, so überprüfen Sie den Inhalt im Suchfeldes sowie die Auswahl im Menü Suche in. Da die Suche in-Auswahl im Workflow für den Benutzer gespeichert wird, könnte es sein, dass Sie in einer früheren Sitzung eines oder mehrere Felder von der Suche in einer speziellen Liste ausgenommen haben und deshalb nicht die gewünschten Suchergebnisse erhalten.

Das Suche in Auswahlmenü erlaubt es die Suche auf bestimmte Spalten der Liste einzugrenzen. Je nach ausgewählter Liste kann somit der Umfang des Auswahlmenüs unterschiedlich ausfallen.