Die mitgelieferten Report-Vorlagen basieren auf Adobe InDesign Vorlagen und können von Ihnen in nahezu jeder gewünschten Art abgeändert und an Ihre Vorstellungen angepasst werden.
Im Folgenden beschreiben wir die dabei durchzuführenden Arbeitsschritte .
Die Report-Vorlagen basieren auf der Version Adobe InDesign CC 2017 .
Sie können diese Dokumente aber auch problemlos mit neueren Versionen von InDesign bearbeiten…
1. Zugriff auf Vorlagen
Zum Bearbeiten der im Workflow enthaltenen und bereits installierten Report-Vorlagen müssen Sie als ersten Schritt die dafür benötigten Dateien vom Workflow-Server herunterladen:
- Stellen Sie eine Netzwerkverbindung mit dem Workflow-Server her (die Anmeldedaten dazu erhalten Sie von Ihrem System-Administrator) und navigieren Sie zum Laufwerk/Verzeichnis des Workflow-Arbeitsordners "PMS_DATA" (Default:
D:\PMS_DATA) - Öffnen Sie den Ordner
reports - Sie finden darin die folgenden Verzeichnisse:
InkCostsTemplate_HFInkCostsTemplate_QFPrintItemReportTemplate_HFPrintItemReportTemplate_QF
InkCostsTemplate und PrintItemReportTemplate stehen hier für Tintenkostenreport und Freigabereport.
Die Endungen _HF stehen für Hochformat, _QF respektive für Querformat (engl. Portrait bzw. Landscape Orientation). Damit soll die bevorzugte Verwendung bei Motiven in diesen Ausrichtungen gekennzeichnet werden. Sie können beliebig ausgerichtete Motive in allen Proportionen mit allen Report-Vorlagen verwenden, einzig der im Layout für die Motiv-Vorschau vorgesehene Bereich ist in den Varianten _HF bzw. _QF für die jeweiligen Ausrichtungen/Proportionen optimiert.
Sie sollten immer beide Versionen _HF und _QF zur Verfügung stellen um Motive sowohl im Quer-, als auch im Hochformat bestmöglich darstellen zu können.
Wenn bereits Vorgänger-Versionen des Workflows im Einsatz waren enthält der Ordner reports neben den 4 aktuellen Vorlagen sämtliche mit den vorherigen Versionen gelieferten Vorlagen.
Die dementsprechenden Verzeichnisse sind wie folgt benannt:
InkCostsTemplate_HF-<version>InkCostsTemplate_QF-<version>PrintItemReportTemplate_HF-<version>PrintItemReportTemplate_QF-<version>
<version> steht für die Workflow-Versionsnummer der Vorlage. Sie haben Zugriff auf alle bisher bei Ihnen installierten Versionen, wählen Sie die aktuelleste (= ohne Versionsnummer) bzw. die der Workflow-Installation entsprechende Versionsnummer aus (Sie finden die Versionsnummer im Workflow unter Systemstatus > Übersicht > ZuniComm-Version).
Wie Sie andere, nicht im Standardumfang enthaltene Informationseinheiten/Felder in Ihre Reports aufnehmen können beschreiben wir im Artikel Benutzerdefinierte Reports.
Nachdem Sie die gewünschte Vorlage ausgewählte haben, empfehlen wir Ihnen, den gesamten Ordner auf Ihre lokale Workstation zu kopieren um anschliessend lokal an einer Kopie der Report-Vorlage zu arbeiten.
2. Aufbau einer Report-Vorlage
Die folgende Beschreibung bezieht sich auf die Vorlage PrintItemReportTemplate_HF der Workflow Version 1.7.3.
Zur Erzeugung der dynamischen Reports ist es notwendig, alle dafür verwendeten Elemente in vorgegebenen Struktur zu verwalten. Die Reports werden durch ein Zusammenwirken mehrerer Dateien und Technologien realisiert, deren Organisation nachfolgend erklärt wird. Bitte machen Sie sich mit der Organisation der Dateien vertraut, die später beschriebene Anwendung ist leichter nachvollziehbar, wenn die dahinterliegende Struktur bekannt ist.
Abbildung 1: Inhalt des Report-Vorlagen Ordners PrintItemReportTemplate_HF
InDesign-Benutzern werden Teile der Struktur bekannt vorkommen. Und genauso ist es, der Umgang mit Schriften und externen Verweisen wie Bildern entspricht der Organisation einer InDesign-Sammlung!
[1] Document fonts: Enthält die standardmässig verwendeten Schriften. Wenn Sie zur Umsetzung Ihres Designs eigene Schriften verwenden, müssen Sie die dazugehörenden Dateien in dieses Verzeichnis kopieren und später auf den Server übertragen. Bitte stellen Sie sicher, daß Sie über die dafür notwendigen Lizenzen verfügen. Es können Schriften in den Formaten TrueType und OpenType verwendet werden.
[2] export2pdfChip_ppd.jsx: Das von InDesign verwendete Export-Script. NICHT VERÄNDERN!
[3] folderStructure.txt: Eine kurze Einführung und ein Überblick über die enthaltenen Dateien. NICHT VERÄNDERN!
[4] Links: Entsprechend der InDesign-Organisation werden hier alle im Layout verwendeten Elemente abgelegt. Genau genommen können Sie Bilder aus jedem Pfad verwenden, wenn Sie jedoch alle in der Vorlage vorkommenden Elemente in diesem Ordner verwalten werden Sie in Zukunft immer das gesamte Paket auch am Server vorfinden.
[5] PrintItemReport_Library.indl: Diese InDesign-Bibliothek enthält alle im Report verfügbaren Felder zur bequemen Platzierung mittels Drag&Drop im InDesign-Dokument. NICHT VERÄNDERN!
[6] PrintItemReportTemplate_HF_htmlOut: Dieser Ordner wird vom Export-Script erstellt und am Workflow für die Report-Erstellung verwendet. NICHT VERÄNDERN!
[7] PrintItemReportTemplate_HF.indd: Die zu bearbeitende Vorlage. Führen Sie hier Ihre Änderungen und Ergänzungen durch.
[8] Resources: Vom Export-Script verwendete Dateien. NICHT VERÄNDERN!
3. Bearbeiten einer Vorlage
Zum Bearbeiten der Vorlage öffnen Sie die InDesign-Datei [7] PrintItemReportTemplate_HF.indd sowie die InDesign-Bibliothek [5] PrintItemReport_Library.indl.
Abbildung 2: die geöffnete Vorlage und die INDL-Bibliothek
[9] PrintItemReportTemplate.indd
[10] Das Layout der mitgelieferten Vorlage
[11] Das Skripte-Bedienfeld* zeigt alle installierten Skripte an. Das Export-Skript wird hier installiert und ausgeführt.
[12] PrintItemReport_Library dieses Bedienfeld* zeigt alle in der Bibliothek enthaltenen Elemente an.
[13] Ebenen* der mitgelieferten Vorlage
[14] Absatzformate* der mitgelieferten Vorlage
* Die jeweiligen Bedienfelder finden Sie im InDesign-Menü "Fenster".
Zur Gestaltung der Vorlage (eigenes Logo, Designänderung, andere Informationen am Report, …) stehen Ihnen prinzipiell alle in InDesign verfügbaren Funktionen zur Verfügung.
Beachten Sie jedoch folgende Hinweise:
- Belassen Sie vorhandene und aus der Bibliothek neu angelegte Objekte auf den bereits zugewiesenen InDesign-Ebenen.
- Erstellen Sie neue Elemente auf den folgenden Ebenen: footer oder header.
- Belassen Sie die Feldinhalte wie vorgegeben. Die Text "Dummy Text" usw. werden vom Workflow ersetzt.
- Sehen Sie genügend Platz für alle Elemente im Layout vor.
Anhand eines Beispiels möchten wir zeigen, wie
- Sie Ihr eigenes Logo in den Report aufnehmen,
- Elemente neu arrangieren
- und neue Elemente in den Report aufnehmen können:
-
Logo ändern [15]
- Wählen Sie das durst-Logo oben rechts im Layout aus.
- Löschen Sie das Logo
- Kopieren Sie das gewünschte Logo in das Verzeichnis Links [4] und Importieren Sie es über InDesign: Datei > Platzieren…
- Skalieren und Positionieren Sie das Logo laut Ihren Wünschen am Layout (belassen Sie es dabei auf der Ebene header!)
-
Elemente neu arrangieren [16]
- Wählen Sie die Schmuckfarben unten rechts aus und verschieben Sie die Gruppe nach oben
- Wählen Sie den braunen Vorschau-Rahmen und die magentafärbige Winding-Gruppe links oben aus und verschieben Sie diese an den unteren Rand
- Verschieben Sie die oberhalb des Layouts befindliche Gruppe mit den Ausmassen an den unteren Rand im Layout
-
ein neues Element in den Report aufnehmen [17]
- suchen Sie in der PrintItemReport_Library nach dem Eintrag article_External-ID (ganz oben in der Liste)
- ziehen Sie diesen Eintrag per Drag&Drop auf die Arbeitsfläche in InDesign
- schieben Sie die Gruppen Process Colors und Technical Colors etwas näher aneinander und nach oben
- positionieren und skalieren Sie die Gruppe article_External-ID in den unten rechts freigewordenen Raum
- Angenommen, die article_External-ID ist sehr wichtig, dann vergrössern Sie die Textfelder im Layout
Die Vorlage sollte nun in etwa wie folgt aussehen:
Abbildung 3: die veränderte und erweiterte Vorlage (InDesign-Darstellung mit Hilfslinien und sichtbaren Rahmenkanten)
Natürlich können Sie noch weitere Änderungen vornehmen. Hier wurde noch die Farbe des oberen und unteren Balkens geändert [18] und einige Texte farbig hervorgehoben [19]:
Abbildung 4: die weiter angepasste Vorlage (Wenn Sie InDesign-Unterstützung suchen: Adobe InDesign CC: Das umfassende Handbuch)
Speichern Sie das InDesign-Dokument unter einem neuen Namen ab. Das Format (hier InDesign CC 2019-Dokument) können Sie Ihren Wünschen gemäß auswählen.
Abbildung 5: Speichern der geänderten Vorlage im InDesign CC 2019-Dokument Format (das Format ist für die nachfolgende Verwendung am Server nicht von Bedeutung).
Benennen Sie das Dokument exakt so, wie der Report später im Workflow bezeichnet werden soll, hier my_Custom_Report-HF.indd [20] (als Namensendung wird -HF beibehalten, da als Ausgangsvorlage eine Hochformat-Variante verwendet wurde und damit die bevorzugte Anwendung im Workflow für hochformatige Motive klar erkenntlich bleibt).
4. Vorlagen am Workflow-Server anlegen
Nachdem alle gewünschten Änderungen und Ergänzungen an der InDesign Report-Vorlage durchgeführt wurden, müssen Sie den Report für die Verwendung im Workflow exportieren und am Server aktivieren. Hier die dafür notwendigen Arbeitsschritte:
4.1. Export-Skript installieren
Um das Export-Skript zu verwenden müssen Sie dieses zuerst in InDesign installieren.
Gehen Sie wie folgt vor:
- wählen Sie im Skripte-Bedienfeld (InDesign: Fenster > Hilfsprogramme > Skripte) den Ordner Benutzer aus
- wählen Sie im Skripte-Bedienfeld-Menü rechts oben [21] Im Finder/Explorer anzeigen aus
- es öffnet sich der Ordner Scripts. Öffnen Sie den darin enthaltenen Ordner Scripts Panel
- kopieren Sie das Skript export2pdfChip_ppd.jsx [2] in das Verzeichnis Scripts Panel
- wechseln Sie wieder nach InDesign, das Skript wird im Ordner Benutzer innerhalb des Skripte-Bedienfeldes angezeigt.
Abbildung 6: Das Bedienfeld Skripte mit dem installierten Export-Skript [22]
Weitere Informationen zu InDesign-Skripten erhalten Sie bei Adobe.
4.2. Export-Skript ausführen
Zum Ausführen des Export-Skripts genügt ein Doppelklick auf das Skript [22].
Während das Skript läuft kann InDesign für kurze Zeit "unansprechbar" sein (Spinning Beachball am Mac). Wenn kein Fehler auftritt ist die Aufgabe – abhängig von Layout, Bildern, Performance, usw. – in der Regel nach kurzer Zeit abgearbeitet und der Export somit durchgeführt. Sie können die Report-Vorlage jetzt schließen oder weitere Varianten davon entwickeln.
Das Export-Vorgang erzeugt alle vom Workflow benötigten Dateien und legt diese im Ordner <name_der_vorlage>_htmlOut [6] ab.
In unserem Beispiel wird der Ordner my_Custom_Report-HF_htmlOut erzeugt.
Belassen Sie diesen Ordner nach dem Export an Ort und Stelle, benennen Sie ihn nicht um und ändern Sie keinesfalls den Inhalt oder die Struktur innerhalb desselben!
4.3. Report-Vorlage am Workflow-Server einrichten
Angepasste und exportierte Vorlagen können wie folgt am Server implementiert werden:
4.3.1. Vorlage auf den Server kopieren
Benennung von Vorlagen
In diesem Artikel wurde die Vorlage PrintItemReportTemplate_HF aus der Workflow Version 1.7.3 bearbeitet, indem das InDesign-Dokument [7] PrintItemReportTemplate_HF.indd angepasst und unter neuem Namen my_Custom_Report-HF.indd [20] abgespeichert wurde. Das Export-Skript erzeugte daraus das Verzeichnis my_Custom_Report-HF_htmlOut.
Aus Gründen der Übersichtlichkeit empfehlen wir Ihnen, jenen Ordner in welchem sich das InDesign-Dokument befindet gleichlautend zu benennen, also my_Custom_Report-HF.
Abbildung 7: Benennen Sie den Ordner in dem sich die InDesign-Report-Vorlage befindet um, sodass der Name gleich dem erzeugten _htmlOut-Ordner [25], ohne Anhängsel "_htmlOut" selbst, lautet:
[23] PrintItemReportTemplate_HF ––> [24] my_Custom_Report-HF
Falls gewünscht können Sie den Ordner noch bereinigen indem Sie z.B. die Original-Vorlage sowie den daraus erzeugen _htmlOut-Ordner PrintItermReportTemplate_HF löschen.
Sie sollten überprüfen, dass alle verwendeten Bilder und Logos bzw. Schriften in den Ordnern Links bzw. Document fonts kopiert wurden. Dabei können Sie auch alle nicht mehr verwendeten Bilder aus diesem Ordner entfernen.
Wie Sie Ihre InDesign/Layout-Daten verwalten ist Ihnen natürlich völlig freigestellt…
Obige Vorgehensweise soll sicherstellen, dass alle zur Report-Vorlagen-Erstellung notwendigen Dateien (Layout, Skript, Export) verlässlich an einem zentralen Ort, das reports-Verzeichnis am Server, vorgefunden werden können.
Abbildung 8: der fertig aufbereitete Report-Vorlagen-Ordner my_Custom_Report-HF [26].
Geben Sie acht, dass der Name des übergeordneten Ordners dem des _htmlOut-Ordners entspricht [27] !
Der Report-Vorlagen-Ordner kann jetzt auf den Workflow Server in das Report-Verzeichnis kopiert werden.
Stellen Sie dazu eine Netzwerkverbindung mit dem Workflow-Server her (die Anmeldedaten erhalten Sie von Ihrem System-Administrator) und öffnen Sie das Verzeichnis reports innerhalb des Workflow-Arbeitsordners "PMS_DATA" (Default: D:\PMS_DATA\reports).
Kopieren Sie den gesamten Ordner my_Custom_Report-HF [26] wie in Abbildung 8 gezeigt in das Report-Verzeichnis am Server.
4.3.2. Freigabe für Report einrichten
Damit eine neue Report-Vorlage im Workflow zur Verfügung steht, muss der die Vorlage enthaltende Ordner <report_name> als Freigabe definiert werden.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Wechseln Sie im Workflow in Administration > Freigaben [30]
- Wählen Sie Localhost in der Liste Hosts [28]
- Legen Sie in der Liste Freigaben mittels "+ Neu" eine neue Freigabe an [30]
- Wählen Sie das hochgeladene Verzeichnis <report_name> im Reports-Verzeichnis in
PMS_DATA[31]
Abbildung 9: Freigabe für den neuen Report my_Custom_Report-HF einrichten
4.3.3. Masterdaten Report Definition erstellen
Der finale Schritt in der Aktivierung einer neuen Report-Vorlage besteht im Anlegen eines Datenbank-Eintrages in den Masterdaten.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Wechseln Sie im Workflow in Administration > Masterdaten [32]
(falls Masterdaten nicht verfügbar ist, aktivieren Sie den Erweiterten Modus in Administration > Einstellungen) - Wählen Sie in der Tabellen-Auswahl [33] Report Definition [34]
Abbildung 10: Auswahl der Report Definitionen in den Masterdaten
Sie können einen neuen Eintrag erstellen oder auf Basis der ursprünglich verwendeten Vorlage vorgehen:
- Wählen Sie die verwendete Vorlage in der Liste aus [36]
- Duplizieren Sie den Datensatz [35]
Abbildung 11: Datensatz der Vorlage duplizieren
- Doppelklicken Sie den duplizierten Eintrag um ihn weiter zu bearbeiten [37]
Es erscheint der Bearbeiten Report Definition Dialog:
Abbildung 12: der Dialog Bearbeiten Report Definition mit den duplizierten Einträgen der Vorlage [38]
- Ändern Sie die Spezifikation des Vorlagen-Reports [39] – [44]:
- Name [46]: Geben Sie den Namen der Vorlage an, so wie er später in der WebGUI des Workflows angeführt werden soll. Aus Gründen der Übersichtlichkeit wird empfohlen, diesen Namen gleich dem InDesign-Dokument bzw. dem Ordner-Namen der Vorlage lauten zu lassen.
- global_path_id [47]: wählen Sie die unter 4.3.2 erzeugte Freigabe aus.
- Report data type key [48]: wählen Sie je nach Vorlage Print Item Data oder Print Item Data and Ink Consumption.
- locked [49]: Deaktivieren Sie diese Option – nur vom System erstellte Reports sind »locked«.
- Version [50]: Sie können beliebigen Text eingeben. Nutzen Sie dieses Feld zur Beschreibung/Versionierung ihrer Vorlagen.
- Report Template [51]: Hier können Sie die ursprüngliche Vorlage auswählen.
Abbildung 13: Die geänderte Report Definition [45]
- Speichern Sie die Report Definition my_Custom_Report-HF [52].
Das Anlegen der Report Definition ist nun abgeschlossen, der Report kann im Workflow verwendet werden.
4.3.4. Report testen und verwenden
Durch die vorhergegangenen Schritte wurde die Reportvorlage my_Custom_Report-HF im Workflow hinterlegt und steht Ihnen bei der Report-Erstellung als Vorlage zur Verfügung.
- Öffnen Sie einen Artikel, oder einen Auftrag
- Wählen Sie das gewünschte Element aus
- Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Aktion > Tintenkostenreport erstellen
- Es erscheint der Dialog Tintenkostenreport erstellen
Abbildung 14: der Dialog Tintenkostenreport erstellen mit dem hinzugefügten benutzerdefinierten Report my_Custom_Report-HF [53]:
Mittels Weiter [54] wird der Report am Server erstellt und kann im nächsten Schritt als PDF-Datei vom Browser heruntergeladen.
Abbildung 15: der heruntergeladene Report Woman 03 236 x158_y_Custom_Report-HF:
Der in Abbildung 15 gezeigte Report Woman 03 236 x158_y_Custom_Report-HF als PDF zum Download:
Artikel Update: Version 1.14.1; Februar 2023